警備業法『備え付け書類』｜コンプライアンスの根幹

警備業法の「備え付け書類」とは

警備業法第46条（旧44条）により、警備会社は営業所に一定の書類を備え付けておく義務がある。
行政庁（公安委員会）が立入検査を行う際、これらの書類を確認して「適正に運営されているか」を判断する。
これは、公安委員会の立入検査で必ず確認される“コンプライアンスの基礎体力”とも言える部分。
2024年以降の運用では「デジタル管理（電子帳簿）」が広く認められ、即時提示できること」が強く求められているのが最新の特徴。

備え付け書類が整っている会社は、
・行政指導が減る
・顧客からの信頼が高まる
・内部統制が強化される
　というメリットが大きい。

備え付け書類一覧

書類名	法的根拠	主な内容	最新の実務ポイント（2024〜2026）
警備員名簿	警備業法施行規則	氏名・住所・生年月日・雇用日・資格・配置先など	退職者も削除せず残す／電子名簿OK／欠格事由確認と紐づけ
新任教育計画書	警備業法第21条	新任教育30時間の計画	オンライン教育併用可／年度ごとに作成
現任教育計画書	警備業法第21条	現任教育10時間の計画	計画と実施簿の整合性が必須
教育実施簿（指導実施簿）	警備業法第21条	実施日・科目・講師・受講者	オンライン受講ログも保存／監査で最重要
欠格事由確認書面	警備業法第14条	欠格事由の有無確認	本籍地記載住民票が一般的／暴排条例との整合性
装備品管理簿（護身用具数量書面）	警備業法施行規則	警棒・手錠・無線機などの数量・貸出状況	紛失時の記録必須／電子管理が推奨
契約先一覧表（契約書）	警備業法第46条	契約内容・期間・配置人数	電子契約OK／配置記録との整合性が厳しく確認
配置記録（勤務実績記録）	警備業法施行規則	誰がいつどこで勤務したか	勤怠システム連携が一般化／改ざん防止が必須
苦情処理簿	警備業法第46条	苦情内容・対応・再発防止策	苦情ゼロでも帳簿必須／電子フォーム化が主流
事故・トラブル記録簿	警備業法第46条	事故内容・対応・再発防止策	重大事故は公安委員会報告／映像証跡の保存が増加
指導計画書	警備業法施行規則	指導内容の計画	教育計画書とは別扱い／指導実施簿と整合させる

備え付け書類の最新トレンド（2024〜2026）
・電子帳簿（クラウド管理）が標準化
　→ 紙でなくてもOK。ただし「即時提示できる状態」が必須。
・教育・配置・契約の整合性チェックが強化
　→ 計画書と実施簿の不一致は重大指摘。
・苦情・事故は“ゼロでも帳簿必須”
　→ 空欄のまま備え付ける必要あり。
・装備品管理の厳格化
　→ 紛失時の記録・報告が必須。

警備業法で義務づけられている備え付け書類

① 警備員名簿
警備員一人ひとりの基本情報を記録する法定帳簿。
最重要書類で、立入検査で必ずチェックされる。

記載項目の例
・氏名、生年月日、住所
・雇用開始日
・欠格事由の有無
・検定資格（1号・2号の各種）
・配置現場
・退職日（退職者も名簿に残す）

『ポイント』
・デジタル管理可。ただし「即時提示できる状態」が必須。
・退職者は削除せず「退職日を記載して名簿に残す」
・欠格事由確認の記録を名簿と紐づけて保存
・電子名簿が一般化（クラウド管理OK）
・検定資格の有効性（更新状況）を明確に記載

② 教育計画書（新任・現任）
警備員教育を計画的に実施するための書類。
法定教育時間を満たす計画を年度ごとに作成。

法定教育時間
・新任教育：30時間以上
・現任教育：年10時間以上

『ポイント』
・年度ごとに作成
・実施簿と内容が一致していることが重要
・計画と実施簿の整合性が厳しくチェックされる
・科目・時間数・講師名を明確に
・オンライン教育の併用が可能（2023通達以降）

③ 教育実施簿（指導実施簿）
教育を実際に行った記録。

記載項目の例
・実施日
・科目
・時間数
・講師
・受講者名

『ポイント』
・計画書と整合しているかが監査の焦点
・計画書との整合性が最重要チェック項目
・システム管理が効率的（クラウド化推奨）
・科目・時間・講師・受講者の記録が必須
・オンライン教育の場合は「受講ログ」も保存

④ 欠格事由確認書面（確認票）
警備員が欠格事由に該当しないことを確認する書類。

欠格事由の例
・禁錮以上の刑の執行中
・暴力団関係者
・破産者で復権していない
など

『ポイント』
・本籍地記載の住民票などを添付
・暴力団排除条例との整合性が求められる
・名簿と紐づけて管理する

⑤ 装備品管理簿（護身用具数量書面）
警備会社が保有する護身用具の数量を記録する書類。

対象例
・警棒
・手錠
・ヘルメット
・無線機
・制服

『ポイント』
・貸出・返却の記録が必須
・紛失時の対応記録も残す
・デジタル管理が推奨されている（紛失防止）

⑥ 警備契約先一覧表
どの顧客と契約しているかを一覧化した書類。

記載項目の例
・契約先名
・契約内容
・契約期間
・配置人数

『ポイント』
・実際の配置記録と一致しているかが重要
・電子契約でも可（即時提示できること）
・契約変更時は最新版を必ず保存

⑦ 苦情処理簿
利用者や第三者からの苦情を記録する帳簿。

記載項目の例
・苦情内容
・発生日
・対応者
・対応内容
・再発防止策

『ポイント』
・「苦情ゼロ」でも帳簿自体は必須
・空欄のまま備え付けておく
・再発防止策の記載が求められる
・電子化が一般化（フォーム化が推奨）

⑧ 事故・トラブル記録簿
現場で発生した事故やトラブルを記録する帳簿。

『ポイント』
・重大事故は公安委員会への報告義務あり
・再発防止策の記載が重要
・映像・写真などのデジタル証跡の保存が増加

⑨ 指導計画書
警備員への指導内容を計画する書類。

ポイント
・教育計画書と混同しないこと
・指導実施簿と整合させる

※最新の運用で特に重要なポイント（2024〜2026）
✔ デジタル管理が標準化
・紙でなくてもOK。
　ただし「即時提示できる状態」が必須。

✔ 計画書と実施簿の整合性チェックが強化
・教育・指導・配置の整合性が監査の中心。

✔ 苦情・事故の「ゼロでも帳簿必須」
・空欄のまま備え付ける必要がある。

✔ 契約内容と現場配置の一致が厳しく確認される
・契約書と配置記録の不一致は重大指摘。

保存期間の目安

法律で明確に定められていないものもあるが、一般的な実務では以下が推奨される。

書類名	保存期間
警備員名簿	3年以上（退職後も）
教育計画書	3年以上
教育実施簿	3年以上
苦情処理簿	3年以上
契約先一覧表	契約期間＋3年
事故記録簿	5年以上推奨

立入検査でよく指摘される不備

・名簿の更新漏れ（退職者の反映忘れ）
・教育実施簿の科目・時間不足
・計画書と実施簿の不整合
・苦情簿が存在しない
・装備品管理簿が形骸化
・デジタル管理だが「即時提示できない」
・契約内容と現場配置が一致していない

警備業法：備え付け書類の役割

備え付け書類は、単なる「書類の置き場」ではなく、
警備会社の運営が法令に適合していることを証明する“コンプライアンスの根幹”として機能する。
警備会社の「法令遵守・安全管理・品質保証」を支える基幹資料。
立入検査・顧客評価・内部統制のすべてに直結する。

① 法令遵守（コンプライアンス）の証明
警備業法第46条に基づき、備え付け書類は「法定帳簿」。
これらが整っていることで、
・法令に従って運営している
・警備員の教育・配置が適正である
・会社としての管理体制が整っていることを客観的に示す。

＝会社の信頼性を支える基礎資料

② 公安委員会の立入検査への対応
立入検査では、備え付け書類が必ず確認される。
特にチェックされるのは以下の整合性：
・名簿と教育記録が一致しているか
・契約内容と配置記録が一致しているか
・苦情・事故の記録が適切か
・装備品管理が適正か

書類が整っていれば、行政指導を避けられる。

③ 警備員の適正管理（安全・品質の確保）
備え付け書類は、警備員の状態を管理するための基礎データ。
・欠格事由の確認
・資格の有効性
・教育の実施状況
・配置の適正性
・装備品の貸出状況

これらが整うことで、
安全性・品質・事故防止につながる。

④ 顧客への信頼性向上
顧客（施設管理会社・自治体など）は、
「コンプライアンスが整っている警備会社」を強く求める。
備え付け書類が整っている会社は、
・入札で有利
・契約更新で評価が高い
・トラブル時の説明責任を果たせる

＝営業面でも大きなメリット

⑤ 内部統制・業務改善の基盤
備え付け書類は、会社内部の管理にも役立つ。
・教育の進捗管理
・勤務実績の把握
・苦情・事故の分析
・装備品の紛失防止
・契約内容の確認

これらを体系的に管理することで、
業務の標準化・効率化・ミス防止につながる。

立入検査対策（2026年版）完全ガイド

警備業の立入検査は、「備付け書類の整備状況」＋「教育・指導の実施状況」＋「現場運用」 の3本柱で確認されます。

１．立入検査で必ず確認される“8つの備付け書類”

営業所に備え付ける義務がある法定書類は以下の8点。

① 警備員名簿（写真付き）
・写真は 3年以内
・退職後 1年間保存
・指摘頻度 No.1（写真の古さ）

② 確認票（欠格事由確認）
・採用時必須
・名簿と同じ期間保存が実務的

③ 護身用具台帳
・護身用具が無い場合も「無し」と記載
・数量・種類の更新漏れが多い

④ 指導計画書（年度計画）
・指導日から2年間保存
・月次指導の計画と実績の整合性が重要

⑤ 教育計画書（新任・現任）
・教育期開始の30日前までに備付け必須
・保存期間：教育期終了後 2年間
・最も違反が多い書類

⑥ 教育実施簿
・実施内容・時間・講師・受講者の記録
・保存期間：教育期終了後 2年間

⑦ 警備契約一覧
・常に最新状態で備付け
・契約変更時の更新漏れが多い

⑧ 苦情処理簿
・苦情ゼロでも「ゼロ」と記録
・対応内容・再発防止策の記載が必須

２．立入検査で“必ず指摘される”3大ポイント

① 写真の更新漏れ（名簿）
・3年以上前の写真 → 即指摘
・撮影日管理が必須

② 教育計画書の備付け遅れ
・年度開始30日前ルール
・例：年度開始4/1 → 3/2までに備付け
・遅れると「法令違反」

③ 教育時間不足（現任10時間）
・隊員ごとに累積管理が必要
・現場勤務が多い隊員ほど不足しやすい

３．立入検査で見られる“現場運用”ポイント

■ 配置記録（勤務実績）
・実際の勤務と契約内容が一致しているか
・休憩時間の記録が正確か

■ 警備員の携行品
・護身用具の有無
・警備業法に反する装備がないか

■ 現場教育の実施状況
・現場責任者の指導記録
・新任教育後の配置が適正か

警備業の立入検査で必ず確認される備え付け書類

①会社の基本情報・許可関連
・警備業者の許可証（写し）
・認定証（標識）掲示状況
・本店・営業所の組織図
・役員名簿・履歴書・誓約書
・欠格事由該当性の確認書類（役員）
・変更届出書の控え（役員変更・本店移転など）

②警備員に関する書類（最重要）
・警備員名簿（最新）
・警備員の雇入れ時の書類
　身分証明書
　住民票
　誓約書
　健康診断結果
・警備員教育の記録（初任・現任）
　教育計画
　実施記録（日時・講師・内容・署名）
　教材
・配置転換・従事警備業務の記録
・警備員指導教育責任者の選任書類・資格証写し
・検定合格証の写し（1号・2号・雑踏・交通誘導など）

③業務管理に関する書類
・警備業務実施計画書（1号・2号・3号・4号）
・現場ごとの指示書・配置表
・巡察記録・業務日報
・事故発生時の報告書（様式）
・緊急連絡網
・装備品管理簿（無線・制服・警笛・誘導灯など）

④契約・取引先関連書類
・警備業務契約書（委託契約）
・重要事項説明書（契約前交付）
・見積書・仕様書
・請求書・業務報告書（顧客向け）　

⑤労務・法令遵守関連書類（検査でよく指摘される）
・就業規則（警備業特有の条項含む）
・36協定（時間外労働）
・労働者名簿
・賃金台帳
・出勤簿（勤怠管理）
・社会保険加入状況の書類
・安全衛生管理体制（衛生管理者・産業医）

⑥教育・研修関連（警備業法第21条）
・教育計画（年間）
・教育実施記録（初任・現任）
・講師の資格確認書類
・教材（テキスト・動画・資料）
・教育評価・理解度確認テスト

⑦その他（検査官がよく見るポイント）
・苦情処理簿
・個人情報保護方針・管理規程
・防災・BCP関連書類
・警備員の装備品貸与記録
・制服の管理・返却記録

立入検査で実際にチェックされるポイント（実務）

◎１．書類の整合性
・名簿と教育記録の人数が一致しているか
・配置表と契約書の内容が矛盾していないか
・検定資格者の配置が法令に合っているか（2号警備の必須要件）

◎２．更新漏れ
・教育の未実施（特に現任教育）
・役員変更届の未提出
・契約書の更新忘れ
・健康診断の未受診

◎３．実態との乖離
・実際の現場運用と書類が一致しているか
・日報の記載が形式的になっていないか
・装備品の管理が曖昧になっていないか

立入検査に備える「ファイル構成テンプレート」

・01_許可・会社情報
・02_役員・責任者
・03_警備員名簿・資格
・04_教育（初任・現任）
・05_契約書・仕様書
・06_業務計画書・指示書
・07_日報・巡察記録
・08_事故・苦情
・09_労務管理
・10_装備品管理
・11_その他（個人情報・BCP）

警備Proで管理できる備え付け書類（法定書類）

「警備Pro」は、警備業法で義務づけられた備え付け書類の“ほぼ全域”を管理できるシステムです。

１．帳簿（法47条）※完全対応
警備Proは、契約・配置・稼働・事故などの情報を一元管理できるため、
帳簿として備え付けるべき内容をすべて電子化可能。
・契約情報
・配置人数
・実施日時
・警備員の稼働
・事故記録
→ 監査時はPDF出力で提出可能。

２．警備員名簿（法48条）※完全対応
警備員の基本情報・資格・入退社・配置履歴を管理できる。
→ 教育Proと連動するため、教育履歴の整合性も担保できる。

３．教育記録（新任・現任）※完全対応
教育Proと連携して、以下を自動管理：
・科目
・時間数
・講師
・受講者
→ 3年間保存義務に対応。

４．配置予定表（施行規則31条）※対応
・シフトと連動
・現場別配置計画
・現場配布用にPDF出力可能

５．事故・トラブル報告書（法46条）※対応
・写真添付
・時系列記録
　→ 内部報告書として十分。

６．装備品管理台帳（実務必須）※対応
法定ではないが監査で必ず確認される領域。
・制服
・誘導灯
・無線機
・貸出・返却

警備Proで管理できる“実務書類”

● 業務指示書（交通誘導・施設・雑踏）
標準テンプレートあり。

● 勤怠・シフト管理
スマホde勤怠と連動

● 現場別注意事項・危険ポイント
簡易版のリスク情報は登録可能。

警備Proと備え付け書類の対応表

書類区分	書類名	警備Pro対応
法定書類	帳簿	◎ 完全対応
法定書類	警備員名簿	◎ 完全対応
法定書類	教育記録	◎ 完全対応
法定書類	配置予定表	◎ 対応
法定書類	事故報告書	◎ 対応
実務書類	装備品台帳	◎ 対応
実務書類	業務指示書	◎ 対応
実務書類	勤怠・シフト	◎ 対応
提出書類	雑踏警備計画書	△ 要補完
提出書類	道路使用許可書類	× 非対応
安全管理	リスクアセスメント	△ 簡易のみ
契約	電子契約	× 非対応

※警備Proは “かなりカスタマイズ可能” な警備業向け管理システムです。
　詳細につきましては、お問い合わせください。