施設警備報告書は「現場の状態を正確に可視化するための基盤」

施設警備の報告書とは

施設警備報告書は、警備会社が日々の業務を適切に管理し、現場の安全性と信頼性を高めるために欠かせない日報形式の記録です。報告書には、巡回中に確認した設備状況や異常の有無、発生したトラブルへの対応内容、関係者への情報共有の経緯などを詳細に記載します。特に、ミスやリスクにつながる事象があった場合は、その原因分析と再発防止に向けた改善策を明確に示すことが重要です。これらの記録は、業務品質の向上だけでなく、後日の検証やクライアントへの説明責任を果たすうえでも大きな役割を担います。警備員一人ひとりが正確で分かりやすい報告を行うことで、組織全体の安全管理体制が強化されていきます。

施設警備における報告書は、警備員が現場で行った業務内容・異常の有無・対応状況を記録し、警備会社・施設側が状況を把握するための公式文書です。質の高い記録が組織全体の安全性を左右します。

報告書は以下の役割を持ちます。
・業務の証跡（エビデンス）
・クライアントへの説明責任の履行
・トラブル・事故の再発防止
・警備品質の向上（改善サイクルの材料）
・警備業法に基づく管理資料の一部

報告書に必ず記載する基本項目

①基本情報
・日時
・担当警備員名
・配置場所
・天候（必要に応じて）

②日常業務の実施内容
・開始・終了時の状況
・巡回ルートと実施時間
・点検箇所の状態
・入退館者の確認状況
・鍵・設備の管理状況

③異常の有無
・異常なしの場合：その旨を明記
・異常ありの場合：事実のみを客観的に記載

④異常・トラブル発生時の詳細
・発生日時
・発生場所
・状況（5W1Hで整理）
・警備員が行った対応
・関係者の発言（引用は正確に）
・施設側・警備会社への連絡内容
・その後の処置

⑤引継ぎ事項
・次の勤務者が注意すべき点
・継続対応が必要な案件

施設警備報告書の重要ポイント

１．事実を正確・客観的に記録する
・主観的表現を避け、見た事実・聞いた事実・行った対応を明確に書く
・時刻、場所、状況、関係者などの基本情報を漏れなく記載
・「推測」や「あいまいな表現」はリスクにつながる

２．巡回・点検内容を具体的に残す
・巡回ルート、確認箇所、設備の状態
・異常の有無（異常なしも重要な記録）
・小さな兆候（異音、異臭、温度変化など）も記録すると後の分析に役立つ

３．トラブル・異常時の対応を詳細に記録
・発生時刻、発見者、状況
・初動対応、関係部署への連絡、復旧状況
・判断理由や対応の根拠も書くと、後日の検証がしやすい

４．ミスやヒヤリハットの記録
・隠さず、正確に
・原因分析（人・物・環境・手順）
・再発防止策や改善案を添えると、組織の安全レベルが上がる

５．情報共有の履歴を残す
・誰に、いつ、どのように報告したか
・引き継ぎ事項がある場合は明確に
・記録が残っていると責任範囲が明確になり、トラブル防止につながる

６．書式の統一と読みやすさ
・書式の統一は業務効率と品質の安定に直結
・箇条書き・短文で簡潔に
・読む側（管理者・クライアント）が理解しやすい構成にする

７．リスク視点での記述
・「今は問題ないが、将来リスクになり得る点」を書けると評価が高い
・例：鍵の管理状況、照明の劣化、施錠不備の傾向など
・予兆を拾える報告書は、警備品質を大きく向上させる

※まとめ※
施設警備報告書は「単なる日報」ではなく、安全管理・リスク管理・業務改善のための重要な情報資産。
正確性、客観性、再現性、改善視点の4つが揃うと、警備会社としての信頼性が大きく高まります。

施設警備ならではの報告書の特徴

施設警備は「常駐型」であるため、報告書は施設の安全管理データベースとして蓄積されます。

特に重要なのは
■ 設備異常の記録
・空調・電気・給排水
・防災設備（火災報知器、消火設備）
・センサー・監視カメラの異常

■ 来訪者・業者対応
・不審者
・クレーム
・業者の作業状況

■ 施設特有のリスク
・医療施設：感染症・医療機器
・商業施設：迷子・万引き・トラブル
・オフィス：情報セキュリティ
・工場：危険物・機械設備

よくある失敗と改善ポイント

よくある失敗	改善ポイント
抽象的な表現（「異常なし」「特になし」だけ）	点検箇所ごとに具体的に書く
主観的な記述（「怪しい人物」など）	「黒いパーカーを着た男性が○○していた」など事実で記載
時系列がバラバラ	発生→対応→報告の順に整理
文章が長すぎる	箇条書きを活用
ミスを隠す	事実を正確に記載し、再発防止策を添える

改善しやすい書き方の例文（施設警備報告書）

ポイントは 事実 → 判断 → 対応 → 改善案 の流れを自然に含めること。
この構成にすると、管理者もクライアントも状況を理解しやすく、業務改善にも直結します。

【例文：巡回時の軽微な異常発見】
発生日時：1月18日 14:25
場所：西側通用口付近
状況：巡回中、通用口のドアクローザーが通常よりも閉まりが遅く、完全に閉まるまで約5秒の遅延が確認された。
判断：現時点で侵入リスクは低いが、閉まりが不完全になる可能性があり、セキュリティレベル低下の恐れがある。
対応：現場責任者へ口頭で報告し、応急的にヒンジ部の清掃を実施。閉まり速度は改善したが、完全ではないため設備担当への点検依頼を推奨。
改善案：ドアクローザーの定期点検項目に「閉まり速度の測定」を追加し、異常の早期発見につなげたい。

【例文：利用者からの問い合わせ対応】
発生日時：1月18日 10:40
内容：来館者より「駐車場の精算機が反応しない」との申し出あり。
状況：現地確認したところ、タッチパネルの反応が鈍く、操作に時間がかかる状態を確認。
判断：機器の故障の可能性があり、混雑時にはトラブル発生リスクが高まる。
対応：利用者には別の精算機を案内し、管理事務所へ状況を報告。メーカー点検の必要性を共有。
改善案：同様の問い合わせが続いているため、精算機の交換またはタッチパネルの感度調整を検討すべき。

【例文：ヒヤリハット（ミス未遂）】
発生日時：1月18日 08:15
状況：朝の開錠作業時、鍵番号を一つ誤って持ち出しそうになったが、点検時に気づき未然に防止。
原因：鍵保管棚の番号表示が一部かすれており、視認性が低下していた。
対応：正しい鍵を使用して開錠作業を実施。終了後、番号表示のかすれを上長へ報告。
改善案：鍵番号ラベルの貼り替えを行い、視認性を向上させることで同様のミスを防止できる。

※この書き方が改善につながる理由※
・事実と判断を分けることで、報告の透明性が高まる
・対応内容が明確なので、後から検証しやすい
・改善案を添えることで、報告書が“改善ツール”として機能する
・管理者が次のアクションを取りやすくなる

【例文：設備の軽微な不具合】
日時：1月19日 09:50
場所：1階ロビー・自動ドア
状況：開閉時に小さな振動が発生し、通常より動作音が大きい状態を確認。
判断：現時点で動作は継続しているが、モーター劣化の可能性があり、故障リスクが高まっている。
対応：安全確保のため、利用者に注意喚起を実施。設備担当へ点検依頼を報告済み。
改善案：自動ドアの月次点検に「動作音・振動のチェック項目」を追加し、早期発見につなげたい。

【例文：巡回中の環境リスク発見】
日時：1月19日 11:20
場所：地下駐車場・北側通路
状況：床面に雨水が広がっており、約2m四方が滑りやすい状態。
判断：転倒事故のリスクが高く、利用者安全に影響する可能性あり。
対応：コーンと注意喚起看板を設置し、管理事務所へ排水確認を依頼。
改善案：雨天時に水が溜まりやすい箇所の定期点検を強化し、排水溝の清掃頻度を見直す必要がある。

【例文：受付でのトラブル対応】
日時：1月19日 13:05
内容：来館者より「入館証が反応しない」との申し出。
状況：カードリーダーに複数回かざしても反応なし。別の入館証では正常動作を確認。
判断：入館証側のICチップ不良の可能性が高い。
対応：来館者へ仮入館証を貸与し、総務担当へ不良カードの交換を依頼。
改善案：入館証の定期点検（IC反応チェック）を導入し、不良カードの早期発見を図りたい。

【例文：警備員自身のミスと改善】
日時：1月19日 07:55
状況：朝の施錠確認時、倉庫扉の施錠チェックを一度見落としたが、巡回ルート再確認中に気づき対応。
原因：チェックリストの順番と実際の巡回ルートが一致しておらず、確認漏れが発生しやすい構造だった。
対応：倉庫扉を施錠し、上長へ報告。
改善案：巡回ルートに合わせたチェックリストへ改訂し、確認漏れを防止したい。

※この書き方が“改善しやすい”理由※
・原因と改善案をセットで書くことで、管理側がすぐ動ける
・再現性のある記録になるため、他の警備員にも共有しやすい
・「事実・判断・対応・改善」の流れが明確で、読み手の理解が早い
・クライアントへの説明責任を果たしやすい

デジタル化・システム管理の重要性

デジタル化のメリット
・紛失防止
・検索性の向上
・写真・動画の添付が容易
・報告の標準化
・管理者の確認が迅速
・データ分析が可能（巡回頻度、異常傾向など）

改善・再発防止・リスク管理に強い施設警備報告書テンプレート

施設警備報告書テンプレート（改善しやすい構成）
【１．基本情報】
・日付：
・担当者名：
・勤務区分（早番／遅番／夜勤 など）：
・天候（必要に応じて）：

【２．巡回・点検記録】
・巡回時間：
・巡回ルート：
・確認箇所と状況：
　例）1階ロビー：異常なし
　例）屋外通路：照明1基が点滅
・異常の有無：あり／なし
・異常があった場合の詳細：
　・発見時刻：
　・状況：
　・判断（リスク評価）：
　・対応内容：
　・関係部署への連絡：

【３．トラブル・問い合わせ対応】
・発生時刻：
・内容（誰が・何を）：
・現場確認結果：
・判断（原因・リスク）：
・対応内容：
・引き継ぎ事項：

【４．ヒヤリハット・ミスの記録】
・発生時刻：
・状況：
・原因（人・物・環境・手順）：
・対応：
・改善案（再発防止策）：

【５．情報共有・連絡履歴】
・誰に：
・いつ：
・どのように（口頭／電話／無線／メール）：
・内容：

【６．全体所感・リスク気づき】
・今日の業務で気づいた点：
・今後リスクになり得る点：
・改善提案：

【７．引き継ぎ事項】
・次の勤務者への注意点：
・継続対応が必要な事項：

※このテンプレートの強み※
・事実・判断・対応・改善の流れが自然に書ける
・リスク管理・再発防止に強い
・管理者が確認しやすく、クライアント説明にも使える
・巡回・受付・トラブル対応など、どの業務にも対応できる汎用型

さらに深い活用（独自性の高い視点）

施設警備報告書は、単なる記録ではなくリスクマネジメントの基幹データになります。

■ リスク分析に活用
・異常発生の傾向分析
・時間帯別・場所別のリスク評価
・巡回ルートの最適化
・設備故障の予兆管理

■ 教育・研修へのフィードバック
・新任教育の教材化
・事例ベースのケーススタディ
・ミスの傾向分析による教育改善

■ クライアントへの価値提供
・報告書データを活用した改善提案
・KPI化（異常件数、対応時間など）

施設警備のデジタル化：導入ステップ

デジタル化は「システムを入れる」だけでは成功しません。
運用・教育・評価まで含めたプロセス設計が重要です。

STEP 1：現状分析（As-Is）
まず、紙・Excel・口頭で行われている業務を棚卸しします。

●現状把握のポイント
・報告書の種類（巡回、点検、異常、引継ぎ、業者対応など）
・記載内容のバラつき
・報告の遅延・漏れの発生状況
・管理者の確認フロー
・保管方法（紙・ファイルサーバ・メール添付など）
・写真・動画の扱い

●よくある課題
・巡回記録が曖昧
・写真が個人スマホに保存されている
・報告書の検索性が低い
・管理者が確認するまで時間がかかる
・設備異常の履歴が追えない

STEP 2：デジタル化の目的を明確化（To-Be）
目的が曖昧だとシステム選定が失敗します。

●目的例
・報告書の標準化
・異常対応の迅速化
・写真・動画の安全な管理
・巡回ルートの可視化
・KPI（異常件数・対応時間）の取得
・クライアントへの報告品質向上

STEP 3：要件定義（機能・運用・セキュリティ）
警備業は特にセキュリティ要件が重要です。

●必須機能
・スマホ・タブレットでの入力
・写真・動画添付
・GPS付き巡回記録
・異常時の自動通知
・管理者の承認フロー
・データの検索・分析

●セキュリティ要件
・個人端末へのデータ保存禁止
・ログ管理
・アクセス権限の階層化
・クラウドのセキュリティ基準（ISO27001等）

STEP 4：システム選定
警備業向けの専用システム or 汎用業務アプリのどちらか。

●選定基準
・UI/UX（現場が使えるか）
・カスタマイズ性
・コスト（初期費用・月額）
・サポート体制
・写真・動画の保存容量
・クライアント共有機能の有無

STEP 5：小規模パイロット運用
いきなり全現場に導入すると失敗します。

●パイロットのポイント
・1〜2現場でテスト
・現場の声を収集
・入力時間の変化を測定
・トラブル（通信・端末・操作）の洗い出し
・報告書の品質比較（紙 vs デジタル）

STEP 6：教育・マニュアル整備
ここが最重要。
教育が弱いとデジタル化は必ず失敗します。

●教育内容
・操作方法（動画マニュアルが効果的）
・入力ルール（表現の統一）
・写真撮影の基準
・異常時の報告フロー
・端末の取り扱いルール

●教育対象
・新任警備員
・現場責任者
・管理者（承認・分析担当）

STEP 7：全現場展開 & 運用改善（PDCA）
導入後こそ本番。

●運用改善の指標
・報告書の提出時間
・異常対応の初動時間
・巡回漏れの減少
・写真添付率
・クライアント満足度

教育用ケーススタディ（施設警備向け）

教育に使える「実務ベースのケース」を3つ作成します。
新人教育・現場責任者研修・クライアント説明に使えます。

ケース 1：設備異常の発見（空調機の異音）
●状況
　巡回中、機械室で空調機から「ガタガタ」という異音を確認。
●教育ポイント
・主観ではなく「事実」を記録
・写真・動画の添付
・設備担当者への連絡
・二次被害防止（周囲の安全確保）
●デジタル報告例（要点）
・発見時刻：10:42
・場所：機械室A
・状況：空調機No.3から異音（動画添付）
・対応：設備担当へ連絡、周囲の立入制限
・引継ぎ：設備担当が13時に点検予定

ケース 2：不審者対応（立入禁止区域）
●状況
　立入禁止区域に一般来訪者が侵入。
●教育ポイント
・言動は「事実」で記録
・警備員の対応を明確化
・クライアントへの即時報告
・再発防止策の検討
●デジタル報告例（要点）
・発見時刻：15:20
・状況：立入禁止区域に男性1名（黒パーカー）
・対応：声掛け、退去誘導、理由確認
・発言：「道に迷った」
・引継ぎ：案内表示の改善検討

ケース 3：業者作業中のトラブル（漏水）
●状況
　業者が作業中に配管を誤って破損し、軽度の漏水が発生。
●教育ポイント
・写真・動画で状況を残す
・作業責任の所在を明確化
・施設側との連携
・二次被害（滑り・漏電）防止
●デジタル報告例（要点）
・発生時刻：11:05
・状況：業者作業中に配管破損、床に水たまり（写真添付）
・対応：バケツ設置、周囲の立入制限、施設担当へ連絡
・業者の発言：「誤って工具を落とした」
・引継ぎ：復旧作業の進捗確認

※さらに深い活用※
デジタル化した報告書は、以下のように経営・教育・リスク管理に活かせます。
・異常発生の傾向分析
・巡回ルートの最適化
・設備故障の予兆管理
・新任教育の教材化
・クライアントへの改善提案資料

警備Proの評価

１．機能の充実度：非常に高い
警備Proは、警備業務に必要な主要機能をほぼ網羅している。
・受注管理・管制管理・給与管理・請求管理・入金管理を一元化
・スマホアプリで上下番報告（スマホde勤怠）
・管制日報の自動作成（スマホdeサイン）
・教育管理（教育Pro）、備品管理（備品Pro）、年末調整（年調Pro）など拡張性も高い

→ 警備会社のバックオフィス業務をほぼ全てカバーできるレベル。

２．操作性：シンプルで習得しやすい
ユーザーの声として、
「シンプルな画面で簡単に操作できる」
「初回サポートで問題なく操作をマスターできた」
という評価が掲載されている。

→ Excel管理から移行する会社でも導入しやすいUI。

３．カスタマイズ性：非常に高い
公式が強調しているポイント。
・迅速・リーズナブルなカスタマイズ対応
・業務に合わせた柔軟な調整が可能

→ 現場ごとに運用が違う警備業界では大きな強み。

４．サポート体制：手厚い
・専任スタッフによるサポート
・電話・メール・リモート対応
・定期メンテナンスとアップデート

ユーザーの声でも、
「リモートサポートがあり安心して運用できた」
と評価されている。

→ ITに不慣れな会社でも安心して導入できる。

５．導入効果：業務改善の実感が大きい
ユーザーの声から読み取れる効果：
・Excel管理から脱却できた
・管制業務が効率化
・隊員の上下番がリアルタイムで把握できる
・テレワーク環境にも対応
・人数が増えても負担が増えない

→ 中小〜大規模まで幅広く効果が出やすい。

※総合評価（公式情報ベース）※

評価項目	評価
機能の充実度	★★★★★
操作性	★★★★☆
カスタマイズ性	★★★★★
サポート体制	★★★★★
導入効果	★★★★★

コストパフォーマンス 高いと評価されている

「改善・リスク管理・教育・デジタル化」
という観点で見ると、警備Proはかなり相性が良い。
特に、
・管制日報の自動化
・上下番のリアルタイム把握
・教育管理（教育Pro）
・備品管理（備品Pro）
・カスタマイズ対応
これらは、業務効率化・紙からの脱却・教育体系の整備に直結します。