『警備報告書』のすゝめ　～書き方のポイントや管理方法、デジタル化まで～

警備報告書の目的

警備報告書の目的は、警備業務の記録や報告を通じて、安全の確保や業務の透明性を向上させることにあります。
日報には、作業内容やお客様対応の記録を確実に反映することが求められます。
どのような報告書スタイルが最適かは、警備会社の業務内容やお客様（クライアント）の要望によって異なりますが、基本的なポイントを押さえることで、より質の高い報告書を作成できます。
また、警備報告書の管理を効率化するために、クラウドシステムを活用する方法もあります。
これにより、報告書の紛失を防ぎ、検索性を向上させることができます。

・現場での状況報告と問題点の記録。
・お客様（クライアント）への信頼性の提供。
・安全対策の改善材料の提供。

警備報告書は、警備活動の詳細を正確かつ効率的に記録し、お客様（クライアント）や関係者への報告、内部管理に役立てるための文書です。

１．警備業務の記録と履歴の保管
警備報告書は、警備員が実施した業務内容や巡回ルート、確認事項を記録する役割を果たします。この記録により、後で発生した問題や異常について追跡調査が可能となります。

２．業務の透明性と信頼性の向上
お客様（クライアント）に対して業務内容を明確に伝えることで、警備サービスの透明性を確保し、信頼関係を構築します。報告書を定期的に提出することで、クライアントは警備状況を把握でき、安心感を得られます。

３．異常やトラブルの共有と対処
異常発生時や問題発生時に、どのような状況で発生したのかが詳細に記録されることで、迅速な対応が可能になります。また、原因分析や再発防止策の策定にも役立ちます。

４．業務の改善と効率化
報告書に基づいて、警備業務の内容や方法を見直す機会を提供します。例えば、リスクが多い箇所や時間帯を特定し、警備体制を改善することで、さらなる安全性を確保できます。

５．法的義務の履行
多くの場合、警備報告書の作成や保管は法律や契約上の義務として求められることがあります。これにより、業務の適正性を証明する文書としての役割も果たします。

これらの目的は、警備報告書が単なる記録だけではなく、警備業務全体を支える重要な要素であることを示しています。

報告書の主な記載内容

・日時・場所：警備活動が行われた日時および場所。
・担当者情報：警備員の氏名および所属チーム。
・活動内容：警備業務の具体的な内容、巡回ルート、確認事項。
・異常状況：異常があった場合、その詳細（時刻、状況、対応内容、結果）。
・連絡事項：お客様（クライアント）や他部署への連絡内容。
・署名・捺印：作成者および確認者の署名または捺印。

以下に、警備報告書の作成方法や内容、管理を含めた文書の例を示します。

警備報告書

日付：日付を記入
担当者：担当者名を記入
警備場所：警備の対象となる場所名
時間帯：警備を実施した時間

１．状況報告
　概要：警備中の状況を簡潔にまとめます。例えば、異常がなかった場合は「異常なし」と記入します。異常があった場合は具体的に記載します。
　詳細な状況：異常や出来事があった場合、その詳細を記載します。例: 不審者の発見、機器の故障など。

２．措置
　実施した対応：異常や問題が発生した場合、行った対応策を記載します。例えば、不審者への注意喚起、必要な機器交換など。
　関係部署への報告：必要に応じて関係部署へ報告した内容を記載します。

３．提案・改善案
　警備業務の改善点や次回の警備計画に関する提案を記載します。

警備報告書の具体的な例

１．基本情報
　・日付: 2025年4月28日
　・場所: ○○○市のショッピングモール
　・担当者: 警備員A
２．業務内容
　・巡回時間: 午前9時から午後5時まで
　・巡回ルート: モール内の主要通路、駐車場、裏手の倉庫エリア
３．異常の記録
　・午後2時頃、駐車場で不審車両を発見。車両のナンバーを記録し、警察に通報。
４．対応内容
　・不審車両の運転手に声をかけ、身分証明書を確認。問題がないことを確認後、警察に報告。
５．引き継ぎ事項
　・次のシフト担当者に、不審車両の情報を共有し、引き続き監視を依頼。

このような報告書は、業務の透明性を確保し、問題発生時の迅速な対応に役立ちます。
さらに、テンプレートを利用することで効率的に作成することも可能です。

警備報告書を作成する際によくある失敗

１．情報の不正確さ
　・日時や場所、担当者名などの基本情報が間違っている、または記載漏れがあること。
２．曖昧な表現
　・「異常があった」などの漠然とした記述で、具体的な状況や対応策が明確でない場合。
３．詳細不足
　・異常や問題が発生した際に、その経緯や対応策が十分に記録されていないこと。
４．主観的な記述
　・個人的な意見や感情が含まれており、客観性を欠いていること。
５．フォーマットの不統一
　・報告書の形式が統一されておらず、読み手が内容を把握しにくい場合。
６．提出の遅延
　・報告書の作成や提出が遅れ、記憶が曖昧になったり、迅速な対応ができなくなること。
７．ミスの隠蔽
　・自分のミスや問題点を隠そうとすることで、後々大きなトラブルを引き起こす可能性がある。

これらの失敗を防ぐためには、正確で簡潔、かつ客観的な記録を心がけることが重要です。
また、フォーマットを統一し、業務終了後すぐに記録を作成する習慣をつけると良いでしょう。
さらに、ミスがあった場合は正直に報告し、改善策を考える姿勢が信頼を築く鍵となります。

報告書作成のポイント

これらのポイントを念頭に置いて、正確かつ有益な報告書を作成することが重要です。

★正確性
・正確性：事実に基づき、簡潔かつ明瞭に記載します。
・事実のみ記載：報告書には客観的な事実を記載し、主観的な意見や推測を避けます。
　　報告書はトラブルシューティングや記録のための重要な文書であり、正確な情報が求められます。
　　誤った情報は対応の遅れや混乱を引き起こす可能性があります。
・データの確認：時間、場所、担当者などの情報は正確である必要があります。
　　記載内容（日時、場所、担当者名など）を提出前に必ず確認し、誤記を防ぐために二重チェックを行うことが推奨されます。

★簡潔性と明確性
・簡潔な記述：無駄な言葉を省き、必要な情報を簡潔に記載します。
　　長文で情報を詰め込むと読む側が混乱する可能性があるため、簡潔でわかりやすい言葉を選びます。
・見やすい構成：読み手が内容をすぐに理解できるように項目ごとに整理し、箇条書きを使用して読みやすくします。
　　項目ごとに整理したり、箇条書きを利用することで情報を素早く把握できるようにします。

★内容の網羅性
・重要な情報の漏れを防ぐ：報告書は全面的かつ包括的な情報を含む必要があります。例えば、異常や対応状況を詳細に記載すること。
　　異常や出来事がなかった場合でも「異常なし」と記載することで、後から報告が不足していないことを示します。
・問題点と対策：発生した問題とその対応を明確に記載し、将来の参考にします。
　　問題が発生した場合は、その原因や背景、具体的な対処内容も記載することで、今後の教訓とすることができます。
　
★言葉遣い
・正式な表現：丁寧かつ正式な言葉を使用します。
　　報告書は公式文書であるため、日常的な言葉や俗語を避け、正確で丁寧な言葉を使用します。
・専門用語：用語の統一を保ち適切に使いながらも、必要に応じて補足説明を加えることで誰にでも理解しやすい内容にします。
　　専門用語の使用が必要な場合は説明を加えるか、わかりやすい言葉に言い換えることで、関係者全員が理解できるようにします。

★機密性
・情報の保護：報告書には機密性が高い情報が含まれることがあるため、適切に保管し、アクセス権を制限します。
　　機密情報が含まれるため、物理的な保管場所やデジタルデータのパスワード保護を徹底します。
・共有の際の配慮：必要最低限の関係者にのみ共有し、情報漏洩のリスクを減らします。

★定期的なレビュー
・内容の精査：報告書を定期的に見直し、改善点や不足部分をチェックします。
　　報告書が適切に記載され、抜け漏れがないかを確認します。
・フィードバックの受け入れ：関係者の意見を基に、より質の高い報告書を作成できるよう改善を重ねます。

報告書の管理方法

・報告書の保管：警備報告書はデジタルフォーマットまたは物理フォーマットで保存します。デジタル化する場合は暗号化やパスワード保護を実施してください。
・デジタル化：報告書をデジタル化し、システムで一元管理。
　クラウドサービスを利用して安全に保存。
　必要な時に迅速に検索・共有可能にする。
・共有ルール：報告書は必要な関係者間でのみ共有し、権限外のアクセスを防止します。
・定期的なレビュー：報告書内容を定期的に確認し、過去のトラブルや傾向を分析することで警備計画の改善に活用します。
・セキュリティ対策：
　アクセス権限を設定し、関係者以外の閲覧を防止。
　定期的なバックアップでデータ消失リスクを回避。
・アーカイブ：保管期限を定め、古い報告書は適切に廃棄。

主な規制内容

１．報告義務 警備業者は、業務中に発生した異常やトラブルについて、速やかに関係者や関係機関に報告する義務があります。これには、不審者の発見や事件・事故の発生が含まれます2。

２．書面交付義務 警備契約を締結する際、契約内容を明記した書面をクライアントに交付することが義務付けられています。

３．業務内容の届出 警備業者は、業務内容や警備員の配置状況などを公安委員会に定期的に報告する必要があります。

４．立入検査への対応 公安委員会や警察職員は、警備業者の営業所や待機所に立ち入り、業務状況や帳簿を検査する権限を持っています。これに対応するため、適切な記録管理が求められます。

５．法改正への対応 近年、デジタル化や社会情勢の変化に伴い、警備業法の改正が行われています。例えば、2024年には認定証の廃止やインターネットを活用した標識の表示義務化が導入されました。

警備業法や関連規制の現場の警備業務への影響

１．業務の透明性と信頼性の向上
規制に基づき、警備員は業務内容や異常事態を正確に記録・報告する必要があります。これにより、クライアントや関係機関との信頼関係が強化され、業務の透明性が向上します。

２．迅速な対応とリスク管理
異常やトラブルが発生した場合、速やかに報告する義務があるため、現場での対応が迅速化されます。また、報告内容を分析することで、リスクの特定や再発防止策の策定が可能になります。

３．教育とトレーニングの強化
規制を遵守するためには、警備員に対する定期的な教育やトレーニングが必要です。これにより、現場での判断力や対応力が向上し、業務の質が高まります。

４．業務負担の増加
一方で、規制に従うための書類作成や報告業務が増えることで、現場の警備員や管理者にとって業務負担が増加する可能性があります。このため、効率的な管理システムの導入が求められます。

５．法的リスクの軽減
規制を遵守することで、法的トラブルを回避し、企業としての信頼性を維持することができます。特に、立入検査や報告義務違反に対する罰則を避けるため、現場での適切な対応が重要です。

６．デジタル化の促進
最近の法改正では、デジタル技術を活用した報告や管理が推奨されています。これにより、現場での業務効率が向上し、紙ベースの記録管理に伴う問題が軽減されます。

これらの影響を踏まえ、現場では規制を遵守しつつ、効率的かつ効果的な業務運営を目指す必要があります。

デジタル化のメリット