勤怠管理の課題と解決策｜勤怠管理システムの重要性・選び方を解説

勤怠管理は、従業員の出勤・退勤時刻や労働時間、休憩、残業、休日出勤、有給休暇などを正確に把握するために欠かせない業務です。

しかし、タイムカードやExcelを使った勤怠管理では、データの入力・集計に手間がかかるだけでなく、打刻漏れや入力ミス、集計ミスなどの課題が発生しやすくなります。特に、従業員数が多い企業や、夜勤・シフト勤務など勤務形態が複雑な企業では、管理業務の工数が大きくなりがちです。

こうした課題を解決する方法として注目されているのが、勤怠管理システムです。

勤怠管理システムを導入すると、出退勤の打刻から労働時間の集計、残業時間や休暇の管理までを効率化できます。クラウド型のシステムであれば、パソコンだけでなくスマートフォンからの打刻にも対応でき、テレワークや外出先での勤務管理にも活用できます。

本記事では、勤怠管理でよくある課題と解決策、勤怠管理システムのメリット・デメリット、選び方、導入時の注意点について詳しく解説します。警備会社など、シフトや勤務場所が多い企業での活用ポイントも紹介します。

勤怠管理でよくある課題とは？

勤怠管理の課題は、単純に出勤・退勤を記録することだけではありません。

従業員の勤務時間を正確に把握し、給与計算や人事管理につなげるためには、日々の打刻から承認、集計、確認までを適切に行う必要があります。

特に、次のような課題は多くの企業で発生しやすいポイントです。

● 打刻漏れや入力ミスが多い
● Excelや紙の集計に時間がかかる
● 残業時間や労働時間を把握しにくい
● 有給休暇や休日出勤の管理が煩雑になる
● 夜勤やシフト勤務の管理が難しい
● 勤怠データと給与計算の連携に手間がかかる
● 管理者による確認・承認作業が多い
● テレワークや外出先からの打刻に対応しにくい
● 複数の現場や勤務場所を一元管理しにくい
● 法改正に合わせて管理方法を変更する必要がある

こうした課題を放置すると、管理者の負担が増えるだけでなく、給与計算のミスや労働時間の把握漏れなどにつながる可能性があります。

なぜ勤怠管理を適切に行う必要がある？

勤怠管理は、給与計算のためだけに行うものではありません。

企業には、従業員の労働時間を適切に把握し、長時間労働を防止するなど、適正な労務管理を行うことが求められています。

正確な勤怠データを記録しておけば、次のような業務にも活用できます。

● 労働時間の把握
● 残業時間の管理
● 有給休暇の取得状況の確認
● 給与計算
● 人事管理
● シフト管理
● 労務管理
● 働き方の改善
● 人員配置の見直し

また、勤怠データを蓄積することで、「どの部署で残業が多いのか」「どの現場で人員が不足しているのか」などを確認しやすくなります。

そのため、勤怠管理は単なる出退勤の記録ではなく、適正な労働時間管理と企業の生産性向上につながる重要な業務といえます。

紙やExcelによる勤怠管理にはどのような問題がある？

従来の紙のタイムカードやExcelによる勤怠管理には、導入コストが比較的低いというメリットがあります。

一方で、従業員数や勤務形態が増えるほど管理者の負担が大きくなる傾向があります。

打刻・入力ミスが発生しやすい

手作業で勤怠情報を入力する場合、出勤・退勤時刻の記入漏れや入力ミスが発生する可能性があります。

修正が必要になった場合には、本人への確認や管理者による修正作業も必要です。

集計作業に時間がかかる

紙やExcelで管理していると、従業員ごとの勤務時間を確認し、残業時間や休憩時間などを計算する必要があります。

従業員数が多い企業では、毎月の勤怠締めに大きな工数がかかることがあります。

データをリアルタイムで確認しにくい

紙やExcelでは、現在の勤務状況をリアルタイムで把握することが難しい場合があります。

特に、複数の現場を抱える企業では、各現場の勤務状況を確認するだけでも時間がかかります。

情報共有が難しい

勤怠情報を紙や個別のExcelファイルで管理していると、担当者間での情報共有が複雑になります。

ファイルの更新漏れやデータの重複が発生するケースもあるため、勤怠情報を一元管理できる仕組みが重要です。

勤怠管理システムで課題を解決できる？

勤怠管理システムを導入すると、これまで手作業で行っていた勤怠管理の多くを効率化できます。

代表的な機能は、次のとおりです。

● 出退勤の打刻
● 労働時間の自動集計
● 残業時間の管理
● 休憩時間の管理
● 有給休暇の管理
● シフト管理
● 打刻修正の申請・承認
● 勤怠データの集計・出力
● 給与計算システムとの連携
● 人事システムとの連携

システムによって搭載されている機能や料金、対応する勤務形態は異なるため、自社の業務内容に合ったサービスを選ぶことが重要です。

勤怠管理システムのメリットとは？

勤怠管理システムを導入することで、管理者だけでなく従業員にもさまざまなメリットがあります。

勤怠集計の工数を削減できる

システムを利用すれば、出勤・退勤時刻をもとに労働時間を自動で集計できます。

これまでExcelなどで行っていた集計作業を減らせるため、人事・総務担当者の負担軽減につながります。

打刻ミスや集計ミスを減らせる

手作業による転記や計算を減らすことで、勤怠管理における入力・集計ミスを抑えやすくなります。

打刻漏れが発生した場合に通知する機能を備えたシステムであれば、管理者が確認しやすくなる点もメリットです。

労働時間を把握しやすくなる

勤怠情報をリアルタイムで確認できれば、従業員の勤務状況や残業時間を把握しやすくなります。

長時間労働の防止や勤務状況の改善にも役立ちます。

有給休暇や休暇申請を管理しやすい

休暇の申請から承認までをシステム上で行えるサービスもあります。

紙の申請書を回覧する必要がなくなるため、申請・承認フローをスムーズにできます。

多様な働き方に対応できる

クラウド型の勤怠管理システムでは、パソコンやスマートフォンなどを利用して打刻できるサービスがあります。

テレワークや直行直帰、外出先での勤務など、従来のタイムカードでは管理しにくかった働き方にも対応しやすくなります。

勤怠データを人事・給与業務に活用できる

給与計算システムや人事管理システムと連携できるサービスを選べば、勤怠データを他の業務にも活用できます。

データ入力を何度も行う必要がなくなることで、業務効率化や生産性向上につながります。

勤怠管理システムにデメリットはある？

便利な勤怠管理システムですが、導入すれば必ず業務が改善するとは限りません。

導入前にデメリットや注意点も確認しておく必要があります。

導入・運用コストがかかる

システムによっては初期費用や月額料金が必要です。

従業員数や利用する機能によって料金が変わる場合もあるため、料金だけではなく、削減できる工数や必要な機能とのバランスを確認しましょう。

新しい操作を覚える必要がある

新しいシステムを導入すると、従業員や管理者が操作方法を覚える必要があります。

操作が複雑なシステムを選ぶと、かえって現場の負担が増える可能性があります。

自社の勤務形態に合わない場合がある

企業によって勤務形態は異なります。

固定勤務だけでなく、シフト勤務、夜勤、休日出勤、直行直帰などがある場合は、それらを適切に管理できるか確認することが重要です。

他のシステムと連携できない場合がある

給与計算や人事管理を別のシステムで行っている場合、連携できるかどうかも重要な確認ポイントです。

連携できない場合は、勤怠データを手作業で移す必要があり、導入後も工数が発生する可能性があります。

勤怠管理システムはどのように選べばよい？

勤怠管理システムを選ぶ際は、料金だけでなく、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。

自社の勤務形態に対応しているか確認する

まず確認したいのが、勤務形態への対応です。

例えば、次のような勤務がある企業は、対応機能を事前に確認しましょう。

● シフト勤務
● 夜勤
● 変形労働時間制
● フレックスタイム制
● 休日出勤
● 直行直帰
● テレワーク
● 複数勤務地での勤務

特に警備会社では、現場ごとに勤務時間や必要人数が異なるため、一般的な勤怠管理だけでなく、シフトや勤務場所を含めて管理できるかが重要です。

パソコン・スマートフォンから打刻できるか確認する

現場で勤務する従業員が多い企業では、スマートフォンから打刻できる「スマホ勤怠」に対応しているかを確認しましょう。

パソコンだけでなくスマートフォンからも利用できれば、勤務場所に応じた柔軟な勤怠管理がしやすくなります。

申請・承認フローが使いやすいか確認する

打刻修正や休暇申請などをシステム上で処理できるかも重要です。

申請から承認までの流れが分かりやすければ、管理者と従業員の双方が利用しやすくなります。

給与計算・人事システムと連携できるか確認する

勤怠管理だけでなく、その後の給与計算や人事管理まで考えてシステムを選ぶことが大切です。

API連携やデータ出力に対応しているかなどを確認し、現在使用しているシステムとの連携方法を確認しましょう。

法改正への対応を確認する

労働関係の法律や制度は変更されることがあります。

そのため、システムを選ぶ際には、法改正に合わせたアップデートが行われるか、ベンダーからどのようなサポートを受けられるかを確認することも重要です。

勤怠管理システムの導入で失敗しないためのポイント

勤怠管理システムを導入する際は、システムを導入すること自体を目的にしないことが大切です。

導入目的を明確にする

まず、「何を改善したいのか」を明確にしましょう。

例えば、

● 勤怠集計の工数を減らしたい
● 打刻漏れを減らしたい
● 残業時間を適切に管理したい
● 有給休暇の管理を効率化したい
● 給与計算までの業務を効率化したい
● 現場スタッフのスマホ勤怠を実現したい

など、具体的な目的を決めます。

目的が明確になれば、必要な機能やシステムの種類を比較しやすくなります。

現在の勤怠管理業務を整理する

システムを導入する前に、現在の業務フローを確認しましょう。

「誰が打刻を確認するのか」「誰が修正を承認するのか」「給与計算までにどのような作業があるのか」などを整理します。

現在の課題を把握することで、システム導入後にどの業務を改善できるのかが分かりやすくなります。

従業員が使いやすいシステムを選ぶ

管理者にとって便利でも、従業員が使いにくければ定着しません。

打刻画面が分かりやすいか、スマートフォンでも操作しやすいか、申請方法が簡単かなど、実際に利用する従業員の視点で確認しましょう。

サポート体制を確認する

導入後にトラブルが発生した場合に備えて、サポート体制も確認しておきましょう。

電話やメール、チャットなど、どのような問い合わせ方法があるのか、導入時のサポートや操作説明を受けられるのかなどを確認しておくと安心です。

警備会社の勤怠管理にはどのような課題がある？

警備業界では、一般企業とは異なる勤怠管理の難しさがあります。

施設警備、交通誘導警備、イベント警備など、現場によって勤務時間や勤務場所が異なるためです。

また、早朝勤務や夜勤、休日勤務などが発生するケースもあり、従業員一人ひとりの勤務実績を正確に管理する必要があります。

さらに、複数の現場を同時に管理する場合は、次のような課題が発生しやすくなります。

● 現場ごとに勤務時間が異なる
● 必要な警備員数が現場によって異なる
● シフト作成に時間がかかる
● 急な欠勤や交代への対応が必要
● 夜勤の勤務時間を管理しにくい
● 現場スタッフの出退勤を確認しにくい
● 勤務実績を給与計算につなげる作業が多い

そのため、警備会社では一般的な勤怠管理機能だけでなく、シフト管理・勤務実績・現場管理などを含めて一元管理できる仕組みが重要になります。

警備Pro勤怠管理システムで勤怠管理を効率化

警備会社の勤怠管理を効率化する方法の一つとして、警備業務に対応した勤怠管理システムの活用が挙げられます。

「警備Pro勤怠管理システム」は、警備業務における勤怠管理を効率化するためのシステムです。

警備員の出退勤や勤務時間を管理し、管理者が必要な勤怠情報を確認しやすくすることで、日々の管理業務の効率化をサポートします。

警備Pro勤怠管理システムとは？

警備Pro勤怠管理システムは、警備会社の勤怠業務を効率化するための管理システムです。

警備員の出退勤情報を管理するだけでなく、シフトや勤務時間など、警備会社で発生するさまざまな勤怠情報を一元管理することで、管理者の作業負担を軽減します。

警備員が多い企業や複数の現場を抱える企業では、勤怠情報を一つのシステムで管理できることが業務効率化につながります。

勤怠データを一元管理できる

複数の現場や従業員の勤怠情報を一元管理することで、必要なデータを確認しやすくなります。

紙のタイムカードや複数のExcelファイルを使い分ける必要がなくなれば、管理者の確認作業や集計作業の負担を減らせます。

スマートフォンを活用した勤怠管理

現場で働く警備員の場合、勤務場所によってはパソコンを利用できないことがあります。

スマートフォンを活用した勤怠管理に対応していれば、現場から出退勤を記録しやすくなります。

これにより、現場での打刻から管理者による確認までをスムーズに行える環境を構築できます。

シフト・勤務実績を管理しやすくなる

警備会社では、現場ごとに必要な人数や勤務時間が異なるため、シフト管理も重要な業務です。

勤怠管理とシフトを連動させることで、予定と実際の勤務実績を確認しやすくなります。

欠勤や交代などが発生した場合にも、勤務状況を把握しながら対応しやすくなります。

給与計算に活用できる

勤怠データを正確に管理できれば、給与計算に必要な勤務時間や残業時間などを確認しやすくなります。

勤怠情報を給与計算に活用することで、手作業による転記や集計の工数を削減できます。

勤怠管理システム導入後に注意したいこと

システムを導入した後も、適切な運用を続けることが重要です。

運用ルールを明確にする

「打刻を忘れた場合はどうするのか」「直行直帰の場合はどう記録するのか」「休日出勤はどのように申請するのか」など、具体的なルールを決めておきましょう。

従業員への説明を行う

システムの導入時には、従業員に操作方法や運用ルールを説明します。

特にスマートフォンを利用する場合は、実際の打刻方法を確認してもらうことが重要です。

定期的に勤怠データを確認する

システムに任せきりにするのではなく、打刻漏れや不自然な勤務時間がないかを定期的に確認しましょう。

正確なデータを維持することで、給与計算や労務管理にも活用しやすくなります。

まとめ｜勤怠管理の課題はシステム活用で効率化できる

勤怠管理は、従業員の労働時間を正確に把握し、給与計算や人事管理、労務管理につなげるために重要な業務です。

紙やExcelによる勤怠管理では、打刻漏れや入力ミス、集計作業の負担などが課題になりやすく、従業員数が多い企業やシフト勤務の多い企業では、管理工数が大きくなることがあります。

勤怠管理システムを導入すれば、出退勤の記録や労働時間の集計、残業・休暇管理、申請・承認などの業務を効率化できます。

ただし、システムを選ぶ際には、料金だけで判断するのではなく、自社の勤務形態、必要な機能、操作性、他システムとの連携、法改正への対応、サポート体制などを総合的に比較することが重要です。

特に警備会社では、複数の現場やシフト勤務、夜勤、休日出勤などに対応する必要があるため、一般的な勤怠管理だけでなく、警備業務に適した管理機能を備えたシステムを選ぶことがポイントです。

勤怠管理の課題を整理したうえで、自社に合った勤怠管理システムを導入し、日々の管理業務を効率化しましょう。