勤怠管理改善のステップ別アプローチ

勤怠管理の改善は、単なる打刻ミスの防止や残業削減だけでなく、業務効率・コンプライアンス・従業員満足度の向上にも直結し、社員の働き方や企業の信頼性に直結する重要な取り組みです。さまざまな課題に対して、効果的な解決策を講じることで、大幅な業務負担の軽減と、持続可能な運用が実現できます。

勤怠管理の改善に向けた取り組み（2025年版）

2025年現在、企業の規模を問わず、勤怠管理の改善は重要な課題です。タイムカードや手作業による出退勤の入力は、データの誤りやトラブルの発生につながり、社員の勤務時間の正確な把握に影響を与えます。

主な課題と影響
・情報の分散により、担当者の作業負担が増加
・労務・経理・人事間の連携不足
・環境の変化（テレワーク・フレックス勤務）に対応できない
・就業状況の把握が困難で、法令違反の可能性も

改善の方向性とメリット
・スマートフォンやクラウドを利用した勤怠記録で、柔軟な働き方に対応
・無料ツールの導入により、初期コストを軽減
・勤怠データを自動集計し、労務・経理業務を効率化
・導入事例の一覧を参考に、自社に適切なシステムを選定
・社員の申請・確認作業が簡単になり、満足度向上

効果的な推進ステップ
・自社の課題を明確化（例：入力ミス、作業負担）
・必要な機能を整理（例：出退勤記録、残業管理）
・システムの比較検討（UI/UX、コスト、導入事例）
・社内説明と知識共有による支援体制の構築
・運用開始後も継続的に改善を図る

勤怠管理改善のための具体的対策

１．現状の課題を明確化する
まずは、自社の勤怠管理における問題点を洗い出します。

・手作業による入力ミスや集計漏れ
・タイムカードや紙ベース管理による情報の分散
・担当者の作業負担が大きく、労務・経理との連携が不十分
・勤務時間の把握が不正確で、労働基準法違反の可能性がある
・テレワークやフレックス勤務など柔軟な勤務形態への対応不足

２．デジタル化による業務効率化

対策	内容	効果
クラウド型勤怠管理システムの導入	勤怠データをリアルタイムで一元管理	情報の正確性向上、作業の大幅軽減
スマートフォン打刻の活用	出退勤をどこでも記録可能	現場・外出先でも柔軟に対応
自動集計・連携機能	給与計算・人事システムと連携	経理・労務の業務効率化
アラート通知機能	残業時間や申請ミスを自動検知	トラブルの未然防止と迅速な対応

３．社内体制と運用フローの見直し
・担当者への知識支援：操作マニュアルや研修を通じて定着を促進
・人事・労務・経理の連携強化：勤怠情報の共有体制を構築
・就業規則との整合性確認：制度変更に合わせてシステム設定を調整
・社員への説明とサポート：利用方法を簡単にし、満足度を向上

４．コストと導入事例の比較検討
・無料ツールの活用：初期費用を抑えつつ、導入効果を検証
・導入事例一覧の分析：同業他社の成功事例を参考に、自社に適したモデルを選定
・UI/UXの確認：社員が使いやすい設計かどうかを重視

５．継続的な改善と推進
・運用開始後の定期的なレビュー：問題点を洗い出し、柔軟に改善
・効果測定：業務負担の軽減、トラブル件数の減少、社員満足度の向上などを数値化
・推進体制の構築：担当者・管理者・現場の声を反映した改善サイクルを確立

勤怠管理改善のステップ別アプローチ

① 現状分析と課題の特定
・打刻漏れ・二重打刻の頻度
・残業時間の偏りや過多
・有給取得率の低さ
・法定労働時間・休憩時間の遵守状況
・管理者の集計・確認作業の負担

これらを把握することで、改善の優先順位が明確になります。

② デジタルツールの導入・見直し
・クラウド型勤怠管理システム（例：KING OF TIME、ジョブカン、SmartHRなど）
　モバイル打刻、GPS連携、顔認証などで不正防止
　自動集計・アラート機能で管理者の負担軽減
・ERPや業務管理システムとの連携
　給与計算、シフト管理、労務管理と統合することで業務効率化

UI/UXが優れているものを選ぶことで、現場の定着率が高まります。

③ コンプライアンス強化
・36協定の遵守状況をリアルタイムで監視
・労働基準法に基づくアラート設定
・有給休暇の自動付与・取得促進機能

これにより、労基署対応やリスクマネジメントがスムーズになります。

④ 従業員の意識改革と教育
・勤怠管理の目的を共有（「管理」ではなく「保護」）
・定期的な研修やマニュアル整備
・フィードバック制度の導入（例：月次勤怠レビュー）

⑤ 業務フローとテンプレートの整備
・勤怠申請・承認のワークフローを明文化
・例外対応（直行直帰、出張、在宅勤務など）のルール化
・テンプレート化された申請書・報告書で属人化を防止

改善の成果指標（KPI例）

指標	改善目標
残業時間	月平均10%削減
有給取得率	年間70%以上
打刻ミス率	月間1%未満
管理者の集計時間	週5時間→1時間以内
労基署対応件数	ゼロ件維持

勤怠管理におけるKPIの具体例

勤怠管理におけるKPIは、単なる数値ではなく、業務効率・法令遵守・従業員満足度を可視化するための重要な指標です。

１．労働時間・残業関連

KPI項目	目的	目標例
月間平均残業時間	過重労働の抑制	20時間未満
残業申請未提出率	コンプライアンス強化	0%
36協定超過者数	法令遵守	0人

２．有給休暇・休暇取得

KPI項目	目的	目標例
有給取得率	従業員満足度向上	年間70%以上
有給申請承認までの平均時間	業務効率化	2営業日以内
取得忘れ有給日数	法定取得義務の達成	0日（年5日取得義務）

３．打刻・勤怠記録の正確性

KPI項目	目的	目標例
打刻漏れ率	勤怠記録の信頼性向上	月間1%未満
二重打刻率	システム運用の安定性	0.5%未満
打刻修正申請件数	運用ルールの定着度	月間10件未満

４．管理者業務効率

KPI項目	目的	目標例
勤怠集計にかかる時間	業務効率化	月末処理1時間以内
勤怠承認遅延件数	ワークフローの改善	月間5件未満
勤怠関連問い合わせ件数	システム定着度	月間20件未満

５．シフト・勤務形態の最適化（特に警備業など）

KPI項目	目的	目標例
シフト変更件数	計画精度の向上	月間10件未満
直行直帰勤務の報告漏れ率	業務透明性	0%
夜勤・休日勤務の割増計算ミス件数	給与精度	0件

KPI設定のポイント
・SMART原則（具体的・測定可能・達成可能・関連性・期限）に沿って設定
・KGI（最終目標）との連動：例）「労基署対応ゼロ」をKGIとした場合、残業時間や打刻漏れ率がKPI
・業界特性に合わせる：警備業なら夜勤・直行直帰・複数現場対応などを考慮

「残業管理」「有給取得」「打刻精度」「管理者業務効率」の4カテゴリをさらに詳しく解説

カテゴリ別にKPIを深掘りすることで、勤怠管理が単なる「記録」から「戦略的改善ツール」へと進化します。

◆残業管理に関するKPI
目的：過重労働の抑制と36協定遵守

KPI項目	詳細	目標例
月間平均残業時間	部署・個人別に集計	20時間未満
残業申請未提出率	無申告残業の割合	0%
36協定超過者数	法定上限を超えた人数	0人
残業集中時間帯	時間帯別残業傾向	18:00〜20:00に偏りがないか分析
残業理由分類	業務過多・突発対応・会議など	業務棚卸しの根拠に活用

※BIツールやダッシュボードで部署別残業ランキングを可視化すると、改善アクションが取りやすくなります。

◆有給取得に関するKPI
目的：従業員満足度向上と法令遵守

KPI項目	詳細	目標例
有給取得率	年間取得率	70%以上
有給取得偏差	部署・職種間の差	±10%以内
有給申請承認までの平均時間	承認フローの効率性	2営業日以内
有給取得忘れ件数	年5日取得義務未達成者数	0人
有給取得理由傾向	私用・体調不良・家族都合など	偏りがないか分析

※取得率が低い部署には、マネージャー面談や取得促進キャンペーンが有効です。

◆打刻精度に関するKPI
目的：勤怠記録の信頼性とシステム運用の安定化

KPI項目	詳細	目標例
打刻漏れ率	月間打刻忘れ件数／全打刻数	1%未満
二重打刻率	同一時間帯の重複打刻	0.5%未満
打刻修正申請件数	修正依頼の頻度	月間10件未満
打刻とPCログの乖離時間	実働とのズレ	±15分以内が90%以上
モバイル打刻精度	GPS・顔認証の信頼性	誤認識率1%未満

※PCログや入退室記録と照合することで、隠れ残業の検出にも活用できます。

◆管理者業務効率に関するKPI
目的：勤怠管理業務の省力化と属人化防止

KPI項目	詳細	目標例
勤怠集計にかかる時間	月末処理時間	1時間以内
勤怠承認遅延件数	承認期限超過数	月間5件未満
勤怠関連問い合わせ件数	従業員からの質問数	月間20件未満
勤怠レポート作成時間	月次報告書作成に要する時間	30分以内
システム操作ミス件数	誤操作による修正件数	月間3件未満

※ダッシュボード機能付きの勤怠管理システムを導入すれば、リアルタイムで状況把握が可能です。

KPIの効果的な活用方法

KPI（重要業績評価指標）を効果的に活用するには、単に数値を設定するだけでなく、組織の目標達成に向けた「意思決定の武器」として使いこなすことが重要です。

① KPIをKGI（最終目標）と連動させる
・KGI：例）「残業ゼロの職場環境を構築」
・KPI：月間平均残業時間／残業申請未提出率／36協定超過者数など
・KPIは「目標達成までの道筋」を示す中間指標。KGIとの因果関係を明確にすることで、改善の方向性がブレません。

② KPIツリーで構造化する
KPIを階層的に整理することで、部署・個人・業務単位での貢献度が見える化されます。
　例：
　KGI：有給取得率70%以上
　└ KPI①：有給申請承認までの平均時間
　└ KPI②：取得忘れ件数
　└ KPI③：部署別取得率の偏差

③ ダッシュボードでリアルタイム可視化
・勤怠管理システムやBIツールを使って、KPIをグラフや色分けで表示することで、直感的に状況把握が可能。
・アラート機能を使えば、基準値超過時に即対応できます。

④ 定期レビューとフィードバック
・KPIは「設定して終わり」ではなく、月次・四半期ごとにレビューして改善アクションを導くことが重要。
・KPI未達成の原因を分析し、業務改善・教育・システム見直しなどの打ち手に落とし込む。

⑤ 従業員への共有と納得感の醸成
・KPIは管理者だけでなく、現場の従業員にも共有することで、行動変容を促進。
・「なぜこのKPIが必要か」「どうすれば達成できるか」を説明することで、モチベーションと納得感が生まれます。

⑥ 勤怠データとの連携分析
・勤怠データ（打刻時間、残業時間、有給取得状況など）をKPIと照らし合わせることで、実態とのギャップを発見できます。
　例：打刻は定時でもPCログが長時間稼働 → 隠れ残業の検出

活用事例（警備業界向け）

KPI	活用方法	改善アクション
夜勤残業時間	偏りのある現場を特定	シフト再編・人員増強
直行直帰報告漏れ率	勤務実態の把握	モバイル打刻強化・教育
有給取得率	部署別に比較	管理職への取得促進指導

KPIは「現場の声を数値化するレンズ」です。コンプライアンス・業務効率・従業員満足を同時に追求する方にとって、KPIは最強の経営ツールになります。

KPIとKGIの連動とは？

KGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）との連動は、KPIを単なる数値管理ではなく、戦略的な業務改善の羅針盤として機能させるための鍵です。恵子さんのように、業務効率・コンプライアンス・従業員満足を同時に追求する方にとって、KGIとの連動は非常に重要です。
KGIは「最終的に達成したいゴール」、KPIは「そのゴールに向かうための中間指標」です。 つまり、KGIを分解・具体化したものがKPIであり、KPIが達成されることでKGIに近づいていきます。

連動のステップ：KGI → KPI → アクション

① KGIを明確に定義する
・例：「法令遵守率100％の勤怠管理体制を構築」
・例：「従業員満足度80%以上の職場環境を実現」

② KGIを構成する要素を分解する（KPIツリー）
・KGIに必要な要素をロジックツリーで分解
・例：法令遵守率 → 残業時間管理／有給取得／打刻精度／36協定遵守

③ KPIをSMARTに設定する
・Specific（具体的）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性）
・Time-bound（期限付き）

④ KPIの進捗を定期的にレビュー
・ダッシュボードで可視化
・月次・四半期レビューで改善アクションを導出

⑤ KPI未達時の対策を事前に設計
・例：残業時間が基準超過 → シフト再編／業務棚卸／教育強化

実例：勤怠管理におけるKGI連動設計

KGI（最終目標）	KPI（中間指標）	アクション例
残業ゼロの職場環境	月間平均残業時間20h未満	業務棚卸・人員配置見直し
有給取得率80%以上	有給申請承認までの平均時間2日以内	承認フローの自動化
勤怠記録の信頼性向上	打刻漏れ率1%未満	モバイル打刻・顔認証導入
管理者業務の省力化	勤怠集計時間1時間以内	勤怠システムの自動集計機能活用

連動設計のポイント

・KGIは抽象的でもOK、KPIで具体化する
・KPIは複数設定しても、KGIに直結しているかを常に確認
・KPIツリーで構造化することで、抜け漏れを防止

デジタルツール導入の目的

デジタルツールの導入は、単なる「効率化」ではなく、業務の透明性・コンプライアンス・従業員満足度の向上を同時に実現する戦略的な一手です。特に勤怠管理においては、紙やExcelからの脱却が、組織全体の働き方改革につながります。

・法令遵守（労働基準法・36協定など）
・業務の属人化防止と標準化
・リアルタイムでの勤怠把握と分析
・ペーパーレス化によるコスト削減
・多様な働き方（リモート・フレックス）への対応

デジタル化の目的と背景
・目的：手作業や紙ベースの勤怠管理から脱却し、正確性・効率性・透明性を高める。
・背景：テレワーク、フレックス勤務、働き方改革など多様な勤務形態への対応が求められる中、従来の管理方法では限界がある。

導入ステップ（勤怠管理システムの場合）
① 現状分析と課題の洗い出し
・打刻漏れ、残業申請の遅れ、有給取得率の低さなど
・管理者の集計負担、法改正への対応遅れ

② 要件定義とツール選定
・クラウド型 or オンプレミス型 or ハイブリッド型
・必要な機能：GPS打刻、顔認証、36協定アラート、給与連携など
・UI/UXの使いやすさ、コスト、サポート体制

③ 試験導入（PoC）
・一部部署でトライアル運用
・従業員のフィードバック収集
・運用ルールの整備とマニュアル作成

④ 本格導入と社内展開
・全社展開に向けた教育・説明会
・管理者向け操作研修
・FAQやチャットボットの設置

⑤ 定期レビューと改善
・KPIによる効果測定（例：打刻漏れ率、有給取得率）
・システムのアップデートと法改正対応

導入時の注意点

項目	ポイント
法改正対応	自動アップデート機能の有無を確認
セキュリティ	個人情報保護・アクセス制限の設計
UI/UX	現場が使いやすい設計かどうか
コスト	初期費用＋月額費用＋運用コストの総合評価
サポート体制	導入後の問い合わせ対応・マニュアルの充実度

導入の効果（実例より）
・勤怠集計時間が月末5時間→30分に短縮
・有給取得率が50%→75%に改善
・残業申請の未提出率が10%→0.5%に低下
・労基署対応件数がゼロ維持

※警備業界や複雑な勤務体系を扱う場合は、直行直帰・夜勤・複数現場対応などに強いツール選定が重要です。

コンプライアンス強化の5つの柱

コンプライアンス強化は、単なる法令遵守ではなく、企業の信頼性・持続可能性・従業員の安全と健康を守る土台です。

① 法令遵守の徹底（労働基準法・36協定・安全衛生法）
・労働時間・休憩・休日の管理
　月45時間超の残業に対するアラート設定
　インターバル制度（勤務間休息時間）の導入検討
・有給休暇の義務取得対応
　年5日以上の取得状況を自動記録・アラート通知
・就業規則・労使協定の整備と運用
　最新法改正（2026年以降）への対応

② 勤怠記録の客観性と証拠性の確保
・ICカード・顔認証・GPS打刻など改ざん困難な手段の採用
・クラウド保存によるリアルタイム記録と履歴管理
・PCログや入退室記録との照合で隠れ残業を検出
・紙やExcelでは証拠力が不十分とされるケースもあるため、システム化が必須

③ 勤怠管理システムの導入と運用徹底
・36協定の上限値に基づくアラート通知機能
・有給休暇管理簿の自動作成と保管義務対応
・多様な勤務形態（直行直帰・テレワーク・変形労働制）への対応力
・申請・承認のオンライン化で不正・遅延を防止

※クラウド型勤怠管理システムは、証拠性・運用性・監査対応力の3点でコンプライアンス強化に直結します。

④ 社内ルールと教育体制の整備
・勤怠ルール（遅刻・早退・打刻漏れ・残業申請）の明文化と周知徹底
・管理職向けコンプライアンス研修の定期実施
・従業員への「守る理由」の説明と納得感の醸成

⑤ リスクモニタリングと改善サイクルの構築
・KPIによるコンプライアンス状況の定量管理
　例：残業申請未提出率、有給取得義務未達成者数、打刻修正件数など
・月次レビューと是正アクションの実施
・労基署対応履歴・監査結果の記録とフィードバック

実務に役立つチェックリスト例

項目	チェック内容
労働時間管理	36協定の上限を超えていないか
有給休暇管理	年5日以上取得されているか
勤怠記録	客観的な記録手段が使われているか
システム運用	アラート・自動集計・履歴保存が機能しているか
社内規程	最新法令に基づいて整備されているか

コンプライアンス強化は「仕組み＋運用＋文化」の三位一体で進めることが重要です。業界特有の勤務形態（警備業など）を扱う場合は、直行直帰・夜勤・複数現場対応などに特化した設計が求められます。

勤怠管理における情報セキュリティの重要性と対策

１．なぜ情報セキュリティが重要か
・個人情報の保護：社員の氏名、勤務時間、位置情報などが含まれるため、漏洩リスクは重大。
・法令遵守：個人情報保護法や労働基準法など、関連法規への対応が必要。
・信頼性の確保：セキュリティ対策が不十分だと、社員や取引先からの信頼を損なう可能性がある。

２．勤怠管理システムに求められるセキュリティ機能

機能	内容	目的
アクセス制限	管理者・担当者・社員ごとに閲覧・編集権限を設定	不正アクセスの防止
通信の暗号化（SSL/TLS）	データ送受信時に暗号化	第三者による盗聴・改ざんの防止
ログ管理	操作履歴を記録・監査可能	トラブル発生時の原因特定と証跡確保
クラウドのセキュリティ対策	データセンターの物理・技術的保護	外部攻撃や災害への備え
多要素認証（MFA）	パスワード＋認証コードなど	なりすまし防止と強固な認証

３．実務での注意点と推進方法
・導入前のセキュリティチェック：システム提供会社のセキュリティポリシーや第三者認証（ISO27001など）を確認
・社内教育の実施：担当者・社員に対して、情報セキュリティの基本知識と運用ルールを周知
・定期的な見直し：システム更新や勤務形態の変化に応じて、セキュリティ設定を調整
・トラブル時の対応体制：情報漏洩や不正アクセスが発生した場合の対応フローを整備

４．勤怠管理とセキュリティの両立
勤怠管理の効率化とセキュリティ強化は両立可能です。むしろ、セキュリティが確保されてこそ、安心してデジタル化を推進でき、社員の支援にもつながります。特に自社の業務環境や規模に応じた適切な対策を講じることが、長期的な運用の安定に直結します。